(coproductie met EVZ)
De economie trekt aan, de markt en het werk veranderen. Veel bedrijven moeten hier adequaat en flexibel op reageren, willen zij succesvol zijn en de concurrent een stap voor blijven. Interne keuzes over de richting van het bedrijf en externe ontwikkelingen als bijvoorbeeld robotisering en tekorten op de arbeidsmarkt bepalen het krachtenveld waarin organisaties opereren. Wat zijn hiervan de consequenties? Dit geeft aanleiding tot kritisch nadenken over de juiste fit tussen de agenda van de organisatie en de wijze waarop human resources worden georganiseerd.
Strategische personeelsplanning (hierna SPP) is een hulpmiddel dat organisaties gebruiken voor het matchen van vraag naar werk (formatie) en aanbod van werk (personeels-bezetting). In de praktijk blijkt dat organisaties worstelen met deze complexe materie. Vaak beperkt men zich tot de vlootschouw en lukt het niet om de dynamiek te duiden en deze te onderbouwen met kwalitatieve en kwantitatieve inzichten. Met als gevolg dat SPP niet van de grond komt en het als een speeltje van HR wordt genoemd. Hoe komt dit? In de basis heeft HR een sterke mensfocus en is zij veel minder financieel gedreven. Dit bemoeilijkt het maken van kwantitatieve analyses en het onderbouwen van de impact op de organisatie. Of de juiste spelers zitten niet aan tafel en er heerst onduidelijkheid over het doel en het gewenste resultaat van SPP. Jammer, want hierdoor blijven kansen liggen.
Hieronder volgt een vijftal tips voor het succesvol toepassen van SPP.
1. Een goede projectafbakening is het halve werk
Een goede projectafbakening voorkomt ruis en geeft focus. Bepaal het juiste abstractieniveau en te onderscheiden functies. Het succes van SPP wordt mede bepaald door een duidelijke visie op de toekomstige positie van de organisatie en de tijdshorizon van de strategie. Anders kan geen vertaalslag worden gemaakt naar de gewenste formatie en bezetting in de toekomst. Tenslotte is het belangrijk om de benodigde expertise voor het SPP-proces en daarmee de juiste mensen te bepalen die gaan deelnemen.
2. SPP is geen speeltje van HR
SPP vraagt om commitment van directie, management, HR, eventueel Finance, etc. Je doet ‘’het er niet even bij’’ en dit vraagt om een projectmatige aanpak. Zo voorkom je ook dat korte termijn problemen in de organisatie voorrang krijgen, waardoor SPP van tafel verdwijnt. Het mobiliseren van een leidend team voor SPP helpt enorm bij het creëren van enthousiasme en draagvlak in de organisatie. Maak daarbij goed helder wat het eindstation is van SPP. Met andere woorden wat is klaar als het klaar is en wat heb je dan in handen.
3. De mist in met externe en interne dynamiek
Welke externe en interne ontwikkelingen hebben impact op het urenvolume dat nodig is voor het realiseren van de gewenste producten en diensten? Is jouw personeel toegerust voor het werk en beschikt men over de juiste kwaliteiten om de organisatiedoelstellingen te realiseren? Dit gaat niet om het voorspellen maar om het voorstellen van toekomstscenario’s. Het benoemen van dynamiek stelt je zo in staat je onderbuikgevoel te duiden en deze te onderbouwen met concrete inzichten in toekomstige personeels-vraagstukken. Vergelijk het met mist. Je kunt op goed geluk en zonder voorbereiding de mist in rijden op zoek naar je eindbestemming. Alternatief is dat je vooraf bekijkt welke mogelijke obstakels zich kunnen voordoen waardoor je beter en sneller van A naar B komt.
4. Het ontbreken van personeelsgegevens is geen excuus
Met 1 druk op de knop kunnen genereren van allerlei kwantitatieve en kwalitatieve personeelsgegevens is meestal een utopie. Organisaties hebben HR-instrumentatrium nog niet door ontwikkeld of zijn nog niet zo ver. Het (gedeeltelijk) ontbreken van personeelsgegevens hoeft overigens geen excuus te zijn om SPP links te laten liggen. Het biedt juist inzicht in wat je nog niet weet en daagt HR uit om zijn professionaliteit te verbeteren. Bovendien kunnen gegevens vaak handmatig eenvoudig worden gegenereerd. En vergeet niet: het gaat hier om een strategisch belang waarbij onvolkomenheden in de detailgegevens elkaar zullen compenseren in het eindresultaat.
5. Oplossingsrichtingen buiten de organisatie
SPP helpt bij het oplossen van huidige en toekomstige knelpunten in de personeelsbezetting. Bij het bepalen van interventies wordt vaak gedacht aan traditionele HR-instrumenten. Bijvoorbeeld opleiden, werven, herijken van functies en het opzetten van loopbaanbeleid. Verruim je blikveld en kijk ook eens over de grenzen van je eigen organisatie. Denk aan samenwerking met andere bedrijven binnen de regio of sector op het gebied van mobiliteit, duurzame inzetbaarheid, kennisdeling en scholing.
Mijn dienstverlening
Ben je nieuwsgierig geworden en wil je meer weten over wat ik voor jou kan betekenen? Neem dan contact met mij op via onderstaande button.